Процессная и функциональная структура предприятия

Изображение

Процессную структуру управления предприятием нужно отличать от функциональной структуры. Первая дает всем участникам фирмы понимание того, какова иерархия, каковые функции отделов и их работников, где находится зона полномочий каждого работника, а где для него стоят красные флажки. Но эта структура управления считается устаревшей, потому что работники будут, скорее всего, не заинтересованы в конечном результате либо не заинтересованы в соблюдении стандартов при выполнении заданий, они не будут зациклены на удовлетворении потребностей клиента, считая главным оценщиком своей деятельности начальника, а не потребителя. Подразделения в таком случае будут работать разрозненно, а времени на то, чтобы их сконнектить, будет тратиться слишком много, владельцу придется постоянно «склеивать» сотрудников между собой. А время – это деньги, то есть предприятие будет нести дополнительные затраты.

Без функциональной карты предприятия, конечно же, никуда. Она должна быть. Но ее нужно дополнять процессной, в которой будут расписаны перечни конкретных процессов, их описание, ответственные за выполнение того или иного этапа. К примеру, на одном из предприятий, где директор будет совмещать функции топ-менеджера и ряда других работников, есть функциональные обязанности бухгалтера, топ-менеджера и клиент-менеджера. А его подчиненный Петя занимается изготовлением мебели. Это описание присуще функциональной системе. Процессная же система, описывающая то же предприятие, будет гласить, что процесс №1 – это изготовление стула. Чтобы изготовить стул, Петя получает от дяди Васи чертеж, а от закупщика Олега – материалы. После он берет такие-то инструменты, идет в такую-то комнату в цехе и делает то-то и то-то, данный процесс до полного изготовления изделия занимает у него 1 день, в результате чего он должен позвонить по телефону дяде Васе и сообщить о готовности сдать работу.

Все процессы на предприятии можно разделить на основные (например, производство мебели), вспомогательные (например, бухгалтерский учет), управленческие (например, написание процессной карты – да, это тоже процесс), развивающие (например, исследование рынка с целью внедрения инноваций).

Правильно описанный в карте процесс будет иметь конечную цель, критерии оценки эффективности, его можно будет повторять ежедневно, он будет иметь стоимость и сможет приспосабливаться к внешним условиям.

 

Чтобы безошибочно описать процесс, необходимо четко написать на бумаге:

— кто задействован в процессе

— должен быть указан конкретный исполнитель, а не название подразделения

— действие должно быть описано в мельчайших деталях

— все документы, участвующие в процессе, должны быть названы конкретно с именами файлов

— результат, который должен получиться

— ресурсы, которые используются при выполнении процесса

— стоимость процесса

 

Такая процессная карта будет облегчать интеграцию новых сотрудников. Вспомните, как вы первый раз устроившись на работу, делали все наугад, вам только лишь приблизительно говорили, что нужно, а вы уже на собственное усмотрение искали для этого ресурсы. Если именно такими были ваши первые дни на фирме, то это не потому, что вы были тупы и неопытны, а потому что ваше руководство недоработало свою работу и не предоставило вам процессную карту.

Все бизнес процессы можно разделить на: процессы с конкретными результатами, измеряемые процессы, подотчетные процессы, ориентированные на результат, привязанные ко времени.

Каждое решение руководителя должно быть прописано как процесс, но при этом важно не забюрократизировать работу предприятия.