Необходимый и достаточный объем участия собственника в управлении бизнесом

Как вы думаете, какой ресурс самый главный и самый дефицитный для собственника бизнеса?

Одни скажут, что это деньги, поскольку доходность на капитал имеет свои пределы, чем меньше капитал – тем меньше доход.

С другой стороны, многие успешные бизнесы поднимались практически без начальных инвестиций. Поэтому многие скажут, что главное для успеха предпринимателя – хорошие бизнес-идеи. Но все мы знаем, что очень многие успешные бизнесы поднялись на заимствованных бизнес-идеях.

Другие важные для бизнеса факторы – опыт предпринимателя, его связи… Но на самом деле все, что мы перечислили, – это дело наживное. Деньги, идеи, связи – все это можно заработать, занять, потерять и приобрести вновь.

Единственный по-настоящему невосполнимый ресурс для предпринимателя – это время. Потраченное раз, оно не вернется вновь. И вы не можете купить или занять несколько лет жизни в прямом смысле этого слова. В лучшем случае деньги помогут вам более эффективно распорядиться тем временем, которое у вас имеется.

А дальше простая арифметика. Если вы тратите все свое время на управление одним бизнесом, то этим единственным бизнесом и ограничиваются ваши возможности как предпринимателя. Шанс на то, чтобы построить успешный бизнес, у вас в каждый момент времени только один. Хорошо, если первая же попытка окажется успешной. Только вероятность этого невелика. А каждая неудачная попытка отнимает у вас несколько лет жизни. И при каждой неудаче вы терпите полный крах: ведь другого бизнеса у вас нет. Сколько таких неудач вы выдержите? И сколько таких попыток вы успеете совершить за всю свою жизнь?

С другой стороны, если вы тратите на управление своим бизнесом 2–3 часа в неделю, ситуация меняется в корне. Вы можете параллельно развивать несколько разных бизнесов. Или несколько похожих бизнесов в разных регионах страны. Временный спад или даже крах одного из них не собьет вас с ног. Кроме того, вы набираете предпринимательский опыт в несколько раз быстрее – пропорционально количеству ваших бизнесов. И при этом можно быть уверенным, что вы совершенствуетесь именно как предприниматель. Ведь профессиональный собственник не должен быть главным работником своего предприятия. Если вы с утра до ночи трудитесь в своем единственном бизнесе, вы можете стать хорошим управленцем. Но при этом вы останетесь посредственным собственником и не станете никогда собственником профессиональным. Потому что вы не тренируете свои навыки собственника. И не развиваетесь как собственник. Вы не строите систему, которая работает на вас. Вы строите свое рабочее место, на котором у вас куча подчиненных, но главный исполнитель – вы сами.

Предприниматели и инвесторы любят считать ROI – доходность на вложенный капитал. Например, ROI 48 % означает, что доходность на инвестированный вами капитал – 48 % годовых: на каждый вложенный миллион вы получаете 480 тысяч прибыли.

Традиционно доходность считается на вложенный капитал денег. Не менее важно считать доходность на вложенное вами время.Предположим, вы тратите на свой бизнес 40 часов в неделю. Доход этого бизнеса составляет 120 тысяч в неделю (упрощенно 480 тысяч в месяц). Тогда доходность каждого часа вашего рабочего времени составляет 120 000 : 40 = 3000. А что, если вы управляете этим же бизнесом не как управленец – главный работник, а как профессиональный собственник? И на управление бизнесом вы тратите около трех часов в неделю при той же доходности? Тогда доходность каждого часа вашего рабочего времени составляет 120 000 : 3 = 40 000. Другими словами, каждый час вашего рабочего времени приносит вам в 13,3 раза больше дохода, чем в предыдущем случае. При той же доходности самого бизнеса.

Теперь у вас есть важнейший ресурс – свободное время, которым вы можете распорядиться. Если вы сможете поднять еще 1–2 таких же бизнеса, как первый, ваши доходы возрастут в 2–3 раза. При еженедельных затратах в пределах трех часов на каждый бизнес вы все еще будете работать менее десяти часов в неделю. В оставшееся время можно отдыхать, развлекаться и наслаждаться жизнью. Ведь вы же создавали свой бизнес, чтобы получать удовольствие от жизни, не так ли? И, конечно, часть этого свободного времени вы можете тратить на поиск новых возможностей для бизнеса и инвестиций. По моему опыту, уложиться в 2–3 часа в неделю на управление собственным бизнесом более чем реально. Главное – наладить эффективную систему оперативного управления и контроля над бизнесом. Ваша цель как профессионального собственника – держать бизнес под жестким контролем, эффективно управлять им. И успешно его развивать, расходуя при этом минимум своего времени. Такое управление и контроль должны осуществляться строго регулярно – ежедневно, еженедельно и ежемесячно. О том, как выстроить такую систему управления, мы с вами и поговорим.

Ежедневные дистанционные отчеты: SMS/email/звонки. Для профессионального собственника ежедневное присутствие в офисе просто вредно. Особенно вредно находиться в офисе полный рабочий день, с утра до вечера. Когда вы в офисе, сотрудники обязательно найдут кучу вопросов, которые не могут быть решены без вашего личного участия. Конечно же, большинство этих вопросов не стоят выеденного яйца. И уж точно решать их должны не вы, а руководители вашего бизнеса, работающие по найму. Плохо уже то, что вы выполняете работу за своих подчиненных. Еще хуже, что ваши подчиненные не учатся, чтобы успешно решать эти вопросы в дальнейшем. К тому же у них не развиваются самостоятельность и ответственность. Зачем, если есть собственник, который всегда прикроет? И на которого можно спихнуть любую проблему? Вот вы и оказались опять в положении главного работника своей Компании.

Поэтому мы сразу будем рассматривать вариант, когда собственник основное время проводит вне своего офиса. И если уж появляется в офисе, все равно не погружается в управленческую текучку. Не подписывает документов и не вникает в ежедневное распоряжение финансами.

Но это не означает, что свой бизнес вообще не нужно контролировать. Даже если вы лежите дома на диване, сотрудники должны знать, что вы держите бизнес на коротком поводке. И при необходимости немедленно вступите в игру. Не дай бог, если вы почувствуете, что сотрудники расслабились, – мало никому не покажется. Поэтому лучше вкалывать так, как будто вы стоите у них за спиной.

Для этого как минимум нужно ежедневно получать отчет с ключевыми данными бизнеса. Как максимум – ежедневно созваниваться с ключевыми руководителями Компании.

ПРИМЕР

Самая аскетичная система ежедневной отчетности у меня была, когда бизнес уже разросся до четырех регионов. Каждое утро до 10:00 по Москве из каждого региона мне сообщали всего два показателя: оборот с начала месяца и взвешенный прогноз продаж. Эти цифры собирал и передавал мне корпоративный финансист. Отчет можно было просто-напросто послать по SMS или Skype. А сегодня есть и другие варианты, например мессенджер Telegram.

Конечно, не все так просто. Эти два показателя были лишь верхушкой пирамиды коммерческой и финансовой отчетности. В любой момент я мог проанализировать деятельность любого из регионов до мельчайших подробностей. Вся необходимая для этого бумажная и электронная отчетность постоянно была наготове. Я в любой момент мог узнать полную картину работы с Клиентами любого из моих коммерсантов. Всю контактную информацию на каждого из потенциальных Клиентов, каково состояние переговоров с ними, какие условия предложены, какие следующие действия и когда. Я в любой момент мог получить полную информацию об исполнении обязательств перед каждым нашим Заказчиком. Что мы уже сделали, что должны сделать в ближайшее время, когда будет следующий платеж, какие результаты мы обеспечили для заказчика и насколько он доволен. И наконец, в любой момент я знал финансовую перспективу бизнеса на три месяца вперед.

Еженедельные совещания: одно/несколько. Для управления небольшим бизнесом достаточно одного отчетно-контрольного совещания в неделю продолжительностью час-два. Если вы организовали бизнес помимо основной работы – хорошо проводить такое совещание вечером.

Для более крупных бизнесов необходимо выстраивать систему отчетно-контрольных совещаний. Пример такой системы приведен выше. Чтобы держать бизнес под жестким контролем, достаточно затрачивать 4–6 часов в неделю. И именно это время собственник бизнеса может находиться в офисе.

В некоторых случаях также не вредно, чтобы руководители ключевых подразделений бизнеса писали еженедельные отчеты. Это развивает в руководителях способность вырваться из текучки и взглянуть на деятельность и результаты своего подразделения «сверху». А также совершенствует их аналитические способности.

Отчеты могут готовиться к вечеру пятницы – и сразу направляются собственнику. Он может изучить их утром в понедельник либо в выходные (если он нетерпелив). Особенно интересно сравнивать друг с другом отчеты за несколько недель. Сразу видна динамика работы подразделений – или ее отсутствие. Заметно также, какие руководители подразделений действительно думают над отчетами, а какие сооружают стандартные отписки.

Ежемесячная приемка финансовых отчетов и утверждение расчета сдельных зарплат. Ключевой момент в текущем управлении и контроле вашего бизнеса. Разумеется, и финансовые отчеты, и расчет зарплаты приносятся вам в полностью готовом и выверенном виде. Однако это отнюдь не гарантирует, что они не будут серьезно изменены после согласования с вами. У большинства сотрудников удивительный талант трактовать любые договоренности и условия в свою пользу. А иногда просто высасывать из пальца то, что им выгодно.

Тем не менее результаты расчета сдельной зарплаты дают вам бесценную обратную связь о деятельности Компании. В большинстве случаев хорошая система сдельной оплаты труда завязана на ключевые результаты работы сотрудников. По каждому из этих результатов вы рассчитываете на выполнение определенного плана. И строите систему оплаты, исходя из предположения, что эти планы выполняются.

В этом случае слишком низкий или слишком высокий размер зарплаты означает, что ваши планы не осуществились. В одном случае сотрудник обеспечил значительно меньший результат, чем должен был. В другом – многократно перевыполнил план. Иногда это следствие выдающегося успеха сотрудника. Но значительно чаще – итог вашего управленческого просчета. Или свидетельство того, что в этом подразделении вашей Компании дела идут совсем не туда, куда следует. А значит, нужно разбираться в ситуации, бить тревогу и исправлять положение.

Из этого следует один важный принцип: эффективная система оплаты труда напрямую связывает интересы сотрудника и Компании. Такая система оплаты не должна быть «справедливой» в том плане, что сотрудник должен получить достойную плату за результат своей работы, даже если другие подразделения запороли этот результат. Наоборот, если Компания не получила результата, все остались голодными. При хорошей системе оплаты труда сотрудники первыми начинают принимать меры, если что-то идет не так. Потому что иначе в первую очередь именно они «попадут» на деньги.

В конечном счете собственник бизнеса должен присматривать за тем, чтобы ключевые сотрудники получали приемлемые и адекватные их результатам деньги. Ежемесячно вся эта работа занимает не так уж много времени. Лично у меня приемка и выверка сдельной зарплаты для сотни сотрудников занимали 1–2 часа в месяц.

Когда зарплата выверена и утверждена, наступает очередь приемки и анализа финансовых отчетов за месяц. Целый месяц сотрудники Компании трудились и прилагали усилия для достижения результатов. Были успехи, неудачи, форс-мажоры… В итоге все это сводится к холодным цифрам финансового отчета, который занимает от одной до нескольких страниц А4.

В этот момент задача собственника – сделать выводы из этих финансовых результатов. Фактически по итогам каждого финансового отчета нужно разрабатывать (или дополнять) два плана действий. Первый – как увеличить доходы Компании. Второй – как сократить затраты бизнеса. В совокупности эти планы работают на увеличение маржи, ради которой бизнес и работает. Ежемесячное совещание по развитию бизнеса. По итогам приемки финансовых отчетов проводится ежемесячное совещание о развитии бизнеса. Участниками совещания должны быть владельцы бизнеса и его ключевые руководители. В одних случаях утвержденный финансовый отчет раздается до совещания. И каждый должен подготовить предложения, как увеличить доходы и сократить затраты. В других случаях ключевые показатели из финансового отчета докладываются непосредственно на совещании. И на нем же разрабатываются новые предложения о развитии бизнеса.

Такие совещания также являются отчетно-контрольными. Предложения, внесенные на предыдущих совещаниях, оформляются в виде протокола. По каждому предложению, которое принято к реализации, назначается ответственный за исполнение. И ставится контрольная дата.

Совещание начинается с доклада о финансовых результатах последнего месяца. Потом контролируется выполнение задач, поставленных на предыдущем совещании. И в заключительной части вносятся новые предложения о развитии бизнеса.

На таком совещании реализация плана действий по развитию бизнеса регулярно контролируется на уровне собственника и ключевых сотрудников одновременно.

На что еще имеет смысл тратить время собственнику? Как вы понимаете, при таком режиме управления бизнесом у собственника остается много свободного времени. Конечно, он в течение рабочего дня может просто лежать на диване. Но что, если собственник хочет часть освободившегося от текучки времени отдать на укрепление родного бизнеса? На что это время выгоднее всего потратить?

Сидеть в офисе с утра до вечера как сыч? Или обратно влезать в управленческую текучку? Вряд ли это хорошие идеи. Есть значительно более полезные возможности инвестировать время в укрепление бизнеса. О них мы сейчас и поговорим.

Встречи с ключевыми Клиентами и партнерами. Одна из самых полезных вещей, которые собственник может делать для своего бизнеса. На общение с ключевыми Клиентами и партнерами может уходить больше половины времени, которое собственник тратит на свой бизнес. Такие встречи часто приводят к новым сделкам и увеличению доходов Компании. Личные отношения защищают Компанию от увода VIP-Клиентов конкурентами. Кроме того, владелец бизнеса постоянно получает обратную связь, что на самом деле происходит на рынке. Это позволяет ему сохранять связь с реальностью, чувствовать надежную почву под ногами.

ПРИМЕР

В Cisco Systems, одной из наиболее успешных мировых корпораций сферы IT, каждый высший руководитель Компании лично ведет нескольких ключевых Клиентов.

Личное общение с сотрудниками: информация с мест. Чтобы понять, что происходит на рынке, нужно общаться с Клиентами. А чтобы понять, что происходит внутри вашего бизнеса, нужно общаться с сотрудниками.

Ежедневное деловое общение здесь не в счет. Руководитель может работать за соседним столом с подчиненным несколько лет. При этом все эти годы сотрудник будет обкрадывать Компанию, а руководитель не будет знать об этом.

Чем больше вы вкалываете бок о бок с сотрудниками и влезаете в текучку – тем меньше вы контролируете происходящее вокруг вас. Чтобы знать, что происходит в бизнесе на самом деле, нужно иметь много свободного времени. И еще острый глаз, отточенные рефлексы, умение реагировать на малозаметные изменения. А главное – нужно регулярно проводить доверительные беседы с сотрудниками.

Проводить такие беседы – целое искусство. Одним сотрудникам нелегко откровенно разговаривать с собственником бизнеса, который в значительной степени распоряжается их судьбой. С другими сотрудниками разговаривай не разговаривай – толку мало. Они с удовольствием с вами поболтают, но смысл в их болтовне отсутствует напрочь.

Все же с большинством ключевых сотрудников Компании вести такие беседы необходимо. Здесь важно уметь выходить из роли собственника и общаться с сотрудником как с близким по положению коллегой. Или даже как с приятелем (приятельницей). Беседуя, вы можете давать дружеские советы, как сотруднику лучше достичь своих целей в карьере. И что для этого нужно делать. Главное – не сорвитесь в режим отдающего приказы директора.

Лично я люблю проводить такие разговоры по дороге на переговоры к Клиентам. Или на обратном пути с этих переговоров. Не самый худший способ эффективно использовать время в пути.

Конкурсы по приему на работу ключевых сотрудников. Еще две тысячи лет назад Люй Бу-Вэй описывал схему управления через людей, которая и сегодня является одной из наиболее эффективных.

Ее суть очень проста. У правителя (собственника) только одна задача – найти и привлечь достойных высших чиновников (ключевых сотрудников). И все. Остальное обеспечат эти чиновники (ключевые сотрудники). Просто – и чрезвычайно эффективно.

Поэтому я считаю: единственное, что собственник никогда не должен делегировать полностью, – это подбор ключевых кадров. Даже полностью исключить себя из работы с Клиентами – меньшее зло.

Лично я всегда сам провожу конкурсы по приему на работу ключевых сотрудников в свой бизнес. И вам рекомендую поступать так же. Не доверяйте набор ключевых кадров менеджерам по персоналу. Вы и только вы должны проводить все такие конкурсы. Вам не хватает на это времени? Тогда делегируйте все остальное!

Впрочем, если вы проводите конкурсы по моей технологии, много времени они у вас не займут. На набор ключевых сотрудников лично вы будете тратить не более 2–3 вечеров в месяц. Каждый вечер на конкурс будет уходить 2–5 часов. Всю подготовительную работу и административную организацию конкурса можно и нужно делегировать подчиненным. Это – небольшая цена за сильную команду.

Семинары по целям Компании. После каждого конкурса должна проводиться адаптация. И в адаптации есть блок, который лучше всего проводит сам собственник. Это рассказ о целях и миссии Компании, ее истории, положении на рынке и стратегии развития.

Когда-то вы создавали Компанию ради реализации своих личных целей. Ваши личные интересы и интересы Компании – это одно и то же. Так кто лучше вас расскажет об этом новым сотрудникам? Пусть узнают лично от вас, что нужно от них Компании – и лично вам.

К тому же вы должны показать новым сотрудникам, кому они на самом деле подчиняются. В конечном счете их начальник – не начальник их отдела и не исполнительный директор. Их главный руководитель – именно вы. Вы можете поставить их на руководящую должность или выкинуть на улицу. Именно вы распоряжаетесь их судьбой. Так пусть хорошенько запомнят это, пока вы рассказываете им о целях и миссии Компании!

 

Резюме: сколько времени необходимо для эффективного управления собственным бизнесом. Давайте посчитаем. Ежедневно оперативное управление по минимуму занимает 1–5 минут. Это при получении итоговых цифр по SMS и периодических звонках с корректирующими инструкциями. Возьмем по максимуму – пять минут в день. При 22 рабочих днях в месяц это составляет чуть меньше двух часов.

Максимально ежедневное оперативное управление может занимать один час. Это либо личное участие в утренней оперативке, либо прием отчетов по телефону из нескольких регионов. В месяц это составит 22 часа.

Еженедельное управление занимает 1–7 часов. Одного часа достаточно, чтобы организованно провести единственную еженедельную планерку. В семь часов умещается целая система совещаний, достаточная, чтобы жестко и регулярно управлять средним или крупным бизнесом. В месяц это составляет 4–28 часов. Ежемесячно принятие финотчетов и выверка расчета заработных плат занимают 1–4 часа. Совещание по развитию бизнеса может занимать от двух часов до полного рабочего дня. В последнем случае оно, конечно, проводится с перерывами.

Итого по минимуму: 2 + 4 + 1 + 2 = 9 часов в месяц.

Итого по максимуму: 22+ 28 + 4 + 8 = 62 часа (около восьми рабочих дней) в месяц.

Именно столько времени необходимо и достаточно профессиональному собственнику для эффективного регулярного (ежедневного, еженедельного и ежемесячного) управления своим бизнесом.

ПРИМЕЧАНИЕ

Завидуете? А ведь все это вполне реально. Более того, вы в своем бизнесе вполне можете этого достичь. Все мои бизнесы построены именно на таких схемах управления, и под такие же схемы управления мы перестроили бизнесы многих наших Заказчиков и партнеров.

На крайний случай у вас всегда остается одно средство. Если очень хотите организовать такое управление в своем бизнесе, но не знаете как, пишите мне на info@fif.ru. В поле «Тема» (Subject) письма напишите – «Константину Бакшту от…». Почту я читаю редко, но обязательно. Чем можем, поможем. Только помните: мы помогаем тем, кто сам себе помогает. И еще: «Неважно, что вы думаете – можете вы или нет, – все равно вы правы»

(Генри Форд).

Дополнительный бонус для читателей книги «Как загубить собственный бизнес»!!!

 

Мы приготовили для Вас отдельную страницу на нашем сайте с полезными материалами по построению отделов продаж и управлению продажами, эксклюзивными статьями и видеосоветами Константина Бакшта!

Эти материалы – только для читателей данной книги! Попасть в этот раздел можно, только зная точный адрес страницы – www.fif.ru/kzsb999vip.

Другие посетители сайта, не зная указанного адреса, не смогут попасть на эту страницу, потому что эту подборку материалов мы подготовили именно для Вас, наши любимые читатели! Просто введите адрес www.fif.ru/kzsb999vip в своем браузере – и БЕСПЛАТНО получите Ваш бонус!